Организация учета и контроля в технологическом управлении фондами библиотек (на примере муниципальных библиотек Кировской области)

Субъект управления - отдельные сотрудники, секторы, отделы - обычно составляют планы.

План строится исходя из поставленных перед библиотекой задач, и отражает основные направления, тематику, содержание, формы и методы деятельности. План включает систему показателей, определяющих в совокупности объем работы, а также затраты рабочего времени. По всем показателям плана определяются его исполнители и сроки выполнения. Показатели плана работы библиотеки -- контрольные цифры, определяющие объем работы библиотеки в планируемый период, которые выражаются как в абсолютных величинах (количество читателей, объем библиотечного фонда, число посещений, выдач, массовых мероприятий и др.), так и относительных (читаемость, обращаемость, книгообеспеченность и др.)

Видовая классификация планов:

1) По срокам выполнения планы делятся на:

– перспективные (стратегические)

– текущие (годовые, квартальные, месячные, оперативные)

2) По объему планируемой работы:

– на план библиотеки, структурного подразделения, индивидуальный план сотрудника библиотеки[75, c. 274].

План может быть универсальным, охватывающим работу библиотеки в целом, и тематическим, отражающим только одно из направлений ее деятельности.

Перспективный план работы сотрудника и его сектора рассчитан на ряд лет (как правило, на 5 лет) и намечает общую стратегию деятельности. В нем отражаются главные, решающие задания длительного значения; определяется уровень, которого надо достичь к концу планируемого срока.

К сожалению, в отечественном библиотековедении не уделяется должного внимания научной разработке проблем перспективного планирования работы библиотек, отсутствуют методические рекомендации по составлению перспективного плана, а многие библиотеки его вообще не имеют. В силу сложившихся традиций главным плановым документом библиотеки считается годовой план, а между тем, очевидно, что совершенствование деятельности библиотеки требует не только учета текущих задач, но и определения перспектив развития.

Годовой план работы сотрудника определяет основные задачи и содержание деятельности на текущий календарный год и в нем определяются все показатели, которых должен достичь библиотекарь к концу года[44]. Объем работы планируется с учетом годового фонда рабочего времени сотрудника библиотеки и норм на библиотечную работу.

Важно, чтобы в нем были отражены главные контрольные показатели на планируемый период, а также средства их достижения. Планируют показатели поступления документов в фонд и выбытие из него, объем комплектования и обработки, размещения и перемещения документов в системе фондовую смету расходов на комплектование видов с учетом доли каждого источника документоснабжения, изучения фонда.

Планы необходимо регулярно пересматривать и вносить в них коррективы с учетом меняющихся обстоятельств.

Планирования самого по себе еще недостаточно для достижения цели управления БФ. Выполнение планов требует организованного подкрепления. Технологические процессы управления БФ составляют самую значительную долю - около трети - всех производственных процессов библиотеки. Отсюда видно, насколько важно правильно организовать этот процесс.

Организация управления библиотечным фондом также по разному в отношение к его объекту и субъекту.

С производственной точки зрения организация БФ - это совокупность процессов и операций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое[65, c. 121]. Этот вид организации именуется в данном случае как технология управления БФ, которая осуществляется с помощью следующих производственных процессов:

– комплектование фонда,

– обработка документа,

– размещении и расстановка документов,

– учет и проверка фонда,

– доставка документов и др.

Под организацией понимают и его структурное состояние, т.е. результат такого упорядочения, или фонд как собственно целостность, состоящую из взаимодействующих автономных частей и обусловленную ее внутренним строением.

Значение организации БФ состоит в том, что от него зависят сохранность документов, удовлетворение запросов пользователей. В результате организации обеспечивается готовность фонда к использованию как его важнейшего признака[46].

Регулирующая функция управления БФ состоит в определение дальнейшее участи документов библиотечного фонда: какие из них следует оставить в фонде для дальнейшего использования, что делать с теми, которые перестали пользоваться спросом, и каким следует доукомплектовать.

В зависимости от принятого решения прибегают к статичным, поступательным, поступательно-возвратным и возвратным мерам:

– Технологические статичные меры - в результате изучения БФ информационных потребностей пользователей может выяснится, что часть фонда вполне соответствует своему назначению. В норме это должно быть большая часть фонда.

– Технологические поступательные меры - благодаря вторичному отбору уточняются модели фонда, вносятся коррективы в первичный отбор. Библиотека может начать комплектование по отсутствующим ранее темам, типу или виду документа, увеличить экземплярность имеющихся изданий.

– Технологически возвратно-поступательные меры - документы, которые вследствие интенсивного обращения или из-за нарушения режима хранения обветшали, утратили физическую целостность отдельных своих частей, направляют на ремонт, переплет, на реставрацию, после чего возвращаются на прежнее место[66, c. 44].

– Технологически возвратными являются меры, требующие реформирования фронда, т.е. проведения процессов формирования БФ в обратном порядке - в направлении от расстановки к моделированию

начительная часть БФ в настоящее время находиться в неудовлетворительном состоянии, изношена, требует ремонта. Как бы мы не старались продлить физическую жизнь книги, для нее, как и для любого материального объекта, наступает момент полного физического износа, момент исключения документа из фонда библиотеки.

Исключение документов - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета документов, утративших для данной библиотеки потребительские качества, с последующим их перераспределением или утилизацией, а также списание утраченных по каким-либо причинам[70, c. 21].

Нормативных документов о порядке исключения документов практически нет. Существует лишь Инструкция об учете фонда (1998,), имеющая чрезвычайно ограниченную юрисдикцию: ее нормы распространяются на считанное число библиотек (библиотек колледжей, вузов культуры и искусства и т. п.), непосредственно или опосредованно подчиняющихся Министерству культуры. Для остальных 99 процентов библиотек России эта инструкция выполняет всего лишь рекомендательную функцию.

Исключение документов из фонда происходит по причине:

– ветхости

– дефектности

– устарелости по содержанию,

– дублетности,

– непрофильности,

– утраты (недостача).

Понятия "ветхость", "дефектность", "устарелость", "дублетность", "непрофильность", "утрата" определяются в соответствии с терминологическими словарными нормами и стандартами СИБИД.

По причине ветхости, кроме физической изношенности изданий в результате книговыдачи, книги могут быть исключены и по причине естественного старения полиграфических материалов: литература с пожелтевшими и ломкими страницами. Также исключаются документы, испорченные в результате стихийных бедствий (затопления, пожар) или в результате хранения в условиях, не соответствующих установленным стандартам (пораженные грибом).

Норматив исключения по ветхости должен быть в пределах 1,78% от размера книговыдачи[79, c. 33]. Исключение ветхих изданий производится не реже одного раза в год. Литература, исключаемая по ветхости должна прослужить не менее 10 лет - книги и не менее 5 лет - брошюры.

Фактором, обуславливающим необходимость систематического и регулярного обновления фонда библиотеки, является процесс устаревания литературы.

По причине «устарелость» списываются издания, полностью утратившие информативность и актуальность, либо при выходе аналогичного произведения, освещающего тему более полно и точно в свете современных научных знаний. С осторожностью исключаются из фонда художественные произведения, энциклопедии и словари, мемуарная литература, издания по искусству, географические атласы, кулинарные книги, местные издания, краеведческая литература

«Непрофильность» - достаточно редкая причина исключения.

Непрофильная литература - издания несоответствующие профилю работы библиотеки по содержанию и читательскому назначению. Если такая литература поступила в библиотеку по ошибке поставщика и, не удалось ее вернуть обратно, то издания должны быть приняты на баланс и сразу же переданы в обменный фонд. Подобным образом поступают и с литературой, поступившей безвозмездно.

Наличие нескольких экземпляров документов в библиотеке - закономерное и естественное явление. Если с течением времени произошло уменьшение спроса и образовалась избыточная экземплярность, к этому избытку и относим причину «дублетности».

Происходящая утрата должна обязательно конкретизироваться в документах. В качестве возможных, в Инструкции об учете библиотечного фонда перечислены семь обстоятельств. Среди них есть ситуации, отражающие экстремальные состояния, но регулярно действующими факторами являются утрата книг читателями и недостача[9]. Отсутствие изданий в фонде по неустановленным причинам выявляется в результате плановых проверок.

Учет исключения документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача) [77, c. 101].

Исключенная литература может быть продана, передана или сдана в макулатуру. В каждом конкретном случае должен быть подтверждающий факт документа. При продаже и сдаче литературы в макулатуру это приходные квитанции, при передаче - акты на передачу.

Чтобы принимать верные решения по созданию и функционированию библиотечного фонда на настоящее и будущее время, необходимо иметь полную информацию о нем - путем изучения, путем анализа.

Анализ - комплекс логических приемов, методов исследований, состоящий в том, что изучаемый предмет мысленно или практически, расчленяется на основные элементы, каждый из которых затем исследуется в отдельности как часть расчлененного целого[75, c. 281]

Анализ фонда состоит из комплекса производимых анализов: тематический анализ, библиографический анализ, статистический анализ, социологический анализ.

Тематический анализ фонда - это сопоставление тематических рубрик его модели с систематическим каталогом. Такое сопоставление возможно и эффективно потому, что у модели и каталога единый информационно-поисковый язык -- ББК (или УДК)[37]. Так как систематический каталог отражает тематику скомплектованного фонда, такое сопоставление выявляет темы, слабо представленные в фонде.

Библиографический анализ оценивает наполнение, обеспеченность документами отдельных, наиболее актуальных тем фонда. Он заключается в сопоставлении библиографических указателей с данными систематического каталога, где содержание книжного фонда отражено полно и многоаспектно[37]. По данным библиографического анализа составляется картотека дополнительного комплектования.

При библиографическом анализе необходимо учитывать и контингент читателей, и возможный спрос на новые, отсутствующие пока в фонде документы.

Статистический анализ позволяет получить информацию о состоянии фонда или части его, выявляя и сопоставляя различные количественные характеристики[12]. Все необходимые статистические сведения содержатся в трех учетных документах: книге суммарного учета БФ (количественные характеристики объема фонда и его частей), дневнике библиотеки (данные о количестве абонентов и использовании ими фонда), массиве зарегистрированных устных или письменных требований абонентов.

Социологический анализ фонда базируется на мнении абонентов о фонде, отдельных его разделах, документах, сборе предложений по улучшению его комплектования и организации. Нередко читатели оценивают БФ иначе, чем библиотекари, и социологический анализ помогает библиотекарю найти "золотую середину". К методам социологического анализа относятся собеседования, опросы, интервьюирование, анкетирование.

Применяется в библиотеках и такой вид анализа, как анализ действий субъектов БФ - позволяет обнаружить слабые места в системе БФ и своевременно укрепить их. Анализирует также своевременность и правильность осуществления всех функций БФ, включая самую функцию анализа[65].

Анализ объекта БФ представляет собой изучение задач библиотеки, состава и интересов ее абонентов, состояния и использования библиотечного фонда [38].

В настоящее время имеется и накапливается опыт ведения автоматизированных массивов в библиотеках, что влечёт за собой проблему грамотного и оперативного управления библиотечным фондом. Данная деятельность осуществляется на базе различных информсистем, призванных полно и качественно решать вопросы библиотечной технологии. Это важно для библиотечного фонда, который взаимосвязан с внешней и внутренней средой посредством функциональных связей.

Управление библиотечным фондом в рамках автоматизированной технологии призвано максимально, с учётом обратной связи, решать задачи информационного обслуживания абонентов.

Исходя из всего выше сказанного, можно утверждать, что все перечисленные функции БФ взаимосвязаны и влияют друг на друга. Они реализуются на каждом уровне -- как при управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельными процессами и операциями его создания и развития. Планирование необходимо при комплектовании, обработке, хранение и исключение литературы. То же можно сказать и о других функциях управления библиотечными фондами - организации, регулирование, учете и контроле. Все сложные системы склонны к рассогласованию, хаосу. Это вызывает необходимость регулирующих воздействий, выражающихся в тех или иных организационных мерах. Ход выполнения этих мероприятий следует контролировать. Контроль необходим для оптимального функционирования системы библиотечных фондов, её постоянного развития.

Успех самых разных сторон библиотечной деятельности зависит от организации и управления библиотечными фондами, поскольку они, по сути, являются тем самым сырьевым материалом, без которого невозможна нормальная работа библиотеки.

Таким образом, управлять необходимо не только процессами комплектования, организацией фонда, а также процессом обслуживания пользователей. Управление БФ представляет собой непрерывный, целенаправленный, научно информационный и организационный вид деятельности, объективно необходимый для полноценной организации учета, хранения и эффективного использования библиотечного фонда. Оно включает в себя разработку прогнозов и программ развития фондов и определяет пути средства их осуществления. Кроме того, управление необходимо для достижения оптимальных показателей, характеризующих БФ для приведения его в соответствие с потребностями общества.

Поэтому нужно говорить о том, чтобы в задачи органа управления библиотечным фондом входила координация работы различных функциональных отделов, участвующих в формировании и использовании фонда, а также оптимизация использования материальных, финансовых, кадровых, информационных и иных ресурсов, настройка функционирования всей системы в соответствии с потребностями и запросами пользователей.

2 Учет в технологическом управлении библиотечным фондом

2.1 Исторические предпосылки и система организации учета как функции технологического управления библиотечным фондом

Научные достижения в области информационно-коммуникационных технологий, новая техника и средства автоматизации оказывают существенное влияние на традиционные библиотечные процессы (операции) комплектования, учета, хранения фондов, обеспечения сохранности фондов.

Становление эффективных систем управления технологического развития фондов библиотек происходило в течение всего периода их функционирования.

В библиотечной сфере деятельности технология определяется как «совокупность библиотечных процессов и операций, а также приемов, методов и средств их осуществления, направленных на создание и сохранение библиотечной продукции и выполнение библиотечных услуг» [32, c. 98]. И. С. Пилко предлагает рассматривать библиотечную технологию с двух позиций: 1) как практическую деятельность по производству и предоставлению пользователям библиотеки информационной продукции и услуг; 2) научную дисциплину о технологических принципах, нормах и правилах библиотечной деятельности [59].

На наш взгляд справедливо высказывание И. С. Пилко, в котором утверждается, что «наиболее пытливые исследователи находят крупицы технологического знания о библиотечном фонде в глубокой древности» [60, c. 18]. Действительно, исходя из сегодняшнего осмысления библиотечной технологии, можно констатировать, что первые шаги по организации технологии учета фондов библиотек были предприняты в одной из известнейших библиотек древности - Александрийской. В соответствии с системой классификации Каллимаха художественная литература подразделялась на шесть разделов - эпосы, элегии, ямбы, мелика, трагедии, комедии; а научная литература - на пять: история, риторика, философия, медицина, законодательство. Рядом с названием каждой работы указывались первые несколько слов текста, количество свитков и число строк в каждом свитке [68].

Этот пример свидетельствует о том, что в работе библиотекарей была четкая специализация - учет новых поступлений, работа с фондом, обеспечение сохранности книг, т.е. уже в то время были заложены основы современных технологических процессов и операций, направленных на рациональную и управляемую организацию работы с использованием различных средств (учетных форм, систем сохранности фонда).

Идеи знаменитого немецкого философа, математика, богослова, юриста и историка Готфрид-Вильгельма Лейбница (1646-1716 ), уделявшего особое внимание вопросам организации внутренней работы библиотеки, воплотились в жизнь при работе с собраниями трудов ученых того времени [59].

В начале 1798 г. Гёте подготовил документ, в котором изложил требования к организации работы библиотеки. Основной акцент сделан на обеспечении контроля за сохранностью фонда и за тем, как им пользуются. Особо важной признана необходимость ведения учета новых поступлений и книговыдачи. Гёте ввел четкую систему учета и отчетности работы библиотеки; собирая и анализируя управленческую информацию, принимал решения и вносил изменения, в том числе и в библиотечную технологию учета фонда [42].

Проецируя данную систему на современный этап развития библиотек, можно сказать, что Гёте был одним из родоначальников, заложивших подходы к отчетности и мониторингу основных производственных показателей: комплектования, обработки, учет, расстановки изданий и пр.

XIX век был периодом дальнейшего развития библиотечной теории, совершенствования библиотечной техники и технологии в научных и публичных библиотеках, разработки проблем организации библиотечных фондов. Ведущая роль в исследовании этих проблем принадлежала работникам крупных научных и государственных публичных библиотек. Среди ярких представителей этого периода можно назвать В. И. Собольщикова, В.В.Стасова, И. А. Крылова и других. В. Ф. Одоевский считал, что во главу угла такой библиотеки, как публичная, должен быть поставлен учет фондов, обеспечивающий и их сохранность, и правильное комплектование, и обслуживание.

Важным результатом разработки вопросов формирования библиотечных фондов в 1920-у гг. стало преодоление узкого прагматизма в их решении и негативного подхода к отдельным процессам организации фондов, в том числе и к технологии учета и контроля.

К концу 1930-хгг. в советском библиотековедении активно разрабатывались проблемы комплектования, организации, управления библиотечными фондами, результатом чего явилась публикация трудов и пособий А. Н. Барабанова, В. Н. Денисьева, О. С. Чубарьяна. Ю. В. Григорьев активно исследовал вопросы организации библиотечных фондов.

В 1934 г. Ю. В. Григорьев издал конспект курса "Организация библиотечных фондов", где впервые в истории становления учебной дисциплины «Библиотечный фонд» учету был посвящен один из семи разделов[69].

Проблемы учета в системе формирования и управления библиотечных фондов находят место и в трудах таких видных библиотековедов, как И. М. Фрумин, Ю. Н. Столяров[65], К. Л. Воронько [25]. Изучению этого вопроса посвятила ряд публикаций Н. Е. Мироненко[68].

В ХХ в. вопросам организации учета библиотечного фонда уделялось большое внимание. Научные исследования проводились в рамках совершенствования процесса библиотечного учета, рационализации библиотечных циклов, качеством технологических процессов, научной организации труда (В. Г. Дригайло, Н. С. Карташов, А. В. Кокорев, М. С. Слободяник, И. М. Фрумин).

Учет библиотечного фонда -- важнейшее условие его сохранности, контроля за движением документов, составляющих фонд библиотеки. Включение вопроса организации учета в качестве подпрограммы в Национальную программу сохранения библиотечного фонда Российской Федерации свидетельствует о большом значении этого процесса для полноценного функционирования всей библиотечной системы[31].

За годы разработок теории и исследований организации учета библиотечных фондов сложилась определенная система понятий. Понятийный аппарат составляют специальные термины и определения. Основным, ключевым понятием является учет библиотечных фондов. Определение этого понятия на разных этапах развития библиотековедческих исследований претерпевало изменения. Они были обусловлены поисками оптимального определения операций, составляющих процесс учета, и различными точками зрения на этот процесс теоретиков и практиков библиотечного дела. Эти разногласия отразились в официальных документах. Так, ГОСТ 76--96 СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизаци[6] устанавливает определение термина учет фонда» как - «комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности». В этом определении совмещено сущностное и ролевое значение учета, что делает его расплывчатым и неконкретным.

Более лаконичное определение учета дано в Инструкции «Об учете библиотечного фонда».

Под «учетом библиотечного фонда» понимается - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[9, c. 243]. Однако и это определение не в полной мере отражает содержательное понятие учета, сводя его к технологическим процессам. Между тем учет представляет собой систему, элементы которой, дополняют друг друга.

Нельзя не согласиться с мнением С.В. Митрофановой, которая считает, что наиболее оптимальным, но не окончательным вариантом является определение, представленное в “Библиотечной энциклопедии”. Согласно данному в ней определению, учет -- это система регистрации документов, принятых в фонд библиотеки, и ведения документации о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[14, c. 936].

Современная система учета библиотечного фонда осуществляется в целях:

– формирования точных и достоверных данных о всех видах документов, составляющих документный фонд библиотеки;

– обеспечения контроля за движением документов и их сохранностью в соответствии с действующим законодательством;

– предоставления учетной информации органам государственной статистики, другим заинтересованным юридическим лицам, в некоторых случаях и физическим лицам, имеющим на то право;

– последовательности применения установленных единиц учета, не допуская их самовольного изменения;

– соблюдения преемственности в организации учета в целях обеспечения сопоставимости учетной информации.

Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условностей информативная и управленческая функция осуществляется с помощью суммарного (интегрированного) учета, контрольная - индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, поэтому усиливаются контрольные функции учета[47, c. 17].

Объектами учета библиотечного фонда являются документы,
поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.

Для характеристики доступности документов, их распространенности библиотеки в современной практике осуществляют учет фонда в унифицированных учетных единицах.

Единица учета фонда -- условно выделенный единичный документ или совокупность однотипных документов для обеспечения контроля сохранности библиотечного фонда и удобства поиска в нем тре6уемых материалов[53, c.11].

Под отдельной физической единицей необходимо понимать самостоятельный материальный объект, т. е. книгу, журнал, папку, кассету, диск и т. п.

Экземпляр -- это оригинал или копия отдельного названия, состоящая из одной или нескольких физических единиц. Эти показатели далеко не всегда совпадают. Так, художественное произведение, изданное в двух томах, может быть представлено в библиотеке в трех экземплярах, т. е. в шести физических единицах (а не в шести экземплярах).

Особую сложность вызывает определение единиц учета электронных документов. Как в теории, так и в практике еще нет четкого определенного понятия “электронный документ”, не определены типология электронных документов, особенности учета электронных документов, в том числе в сети. Эти проблемы требуют разработки на межведомственном уровне.

Помимо названных, в особых случаях, применяют другие единицы учета. Так, метрическая единица показывает величину библиотечного фонда в погонных метрах, что незаменимо при расчете вместимости хранилищ. По предложению Международной Организации по стандартизации (ИСО) учитывают также площадь, занимаемую документами на полках, при инженерных расчетах прочности перекрытий хранилищах учетной единицей служат вес документа.

Учет БФ ведется с соблюдением следующих требований:

- полнота и достоверность сведений о фонде;

- документальность оформления каждого поступления и выбытия;

- аккуратность ведения учетной документации;

- оперативность учета, т. к. неучтенный документ подвергается риску быть утраченным, запутывает технологические операции;

- совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий;

- соответствие номенклатуры показателей первичного учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики по составу и содержанию;

- соответствие данных индивидуального учета фонда итоговым данным[85].

Обычно учет ведется не только централизованно, но и каждым структурным подразделением, которое устанавливает и контролирует наличие своего подфонда, что дает руководителю подразделений возможность лучше знать свою часть фонда, облегчает процесс проверки.

Процесс учета библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию поступления материалов, распределения и перемещения их внутри библиотеки (ЦБС), выбытия, итогов движения фондов, проверки наличия документов в фонде[63, c. 248].

Будучи составной частью процесса организации фонда, библиотечный учет представляет собой определенную систему, понимаемую как организационно - упорядоченную совокупность видов, методов и способов учета документов различной категории значимости, дифференцированных в соответствии с их статусом.

Система учета документов включает несколько уровней:

– общий государственный статистический учет всех документов по единой государственной форме отчетности 6-НК;

– общий внутрибиблиотечный учет всех документов, образующих фонд конкретной библиотеки;

– специализированный государственный учет отдельных категорий документов (книжных памятников, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в фондах библиотек, музейных предметов и коллекций, баз и банков данных, учет стоимости документного фонда библиотеки по правилам ведения бухгалтерского учета.)

Можно говорить об условности каждого уровня учета, т.к. грани между ними подвижны. Каждый уровень учета имеет особенности в методах получения исходных данных, номенклатуре показателей, в том числе статистических, и их предназначении. Единство системы учета определяется рядом факторов. С помощью различных видов учета осуществляется одна из основных функций учета - информативная. Данные одного вида учета не только дополняют, но и контролируют другие учетные сведения. Источником исходных данных для каждого уровня учета служат показатели учетных документов, характеризующие количественную, качественную и стоимостную оценку документных фондов библиотек

Учетными формами документов являются: книга учета библиотечного фонда (книга суммарного учета), инвентарная книга, карточка учетного каталога, лист актового учета библиотечного фонда, регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе, электронного), журнал регистрации поступлений “Опись инвентарных номеров”, тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных, журнал учета процессов размагничивания записей в библиотеке [84].

Учет осуществляется в соответствии с разработанным порядком.

Порядок учета библиотечного фонда - свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно технологических особенностей и не противоречащих действующему законодательству. Разрабатывается и утверждается библиотекой. Имеет статус стандарта учреждения [35, c. 244]

Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных принципов. Библиотека обязана:

– осуществлять суммарный (интегрированный) и индивидуальный (дифференцированный) учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета;

– обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;

– обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;

– соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации [75].

Контроль за соблюдением норм и требований к учету, правильностью ведения, оформления и использования учетной документации осуществляют специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиoтeки.

Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.

Как уже было отмечено выше, основное назначение учета -- содействовать обеспечению сохранности документов и осуществлению контроля над процессами движения их от момента поступления до выбытия по установленным правилам. Инструментом реализации заданной миссии являются виды, методы, способы и формы ведения учета документов.

Вид учета -- это определенный класс предмета с конкретным набором свойств, которые составляют его специфику [50, c. 173].

Виды и формы учета библиотечного фонда в разное время были различными, но всегда оставались практически неизменным два вида учета - «Суммарный» и «Индивидуальный».

В отечественной профессиональной литературе до сих пор уточняются термины - «Суммарный» и «Индивидуальный» учет. Приоритет в этом нововведении принадлежит Ю. Н. Столярову, полагающему, что вместо нелогичных по смыслу терминов “суммарный” и “индивидуальный” учет следует использовать понятия «интегрированный учет» (количественные данные о структуре, величине, обновлении фонда) и «дифференцированный учет» (отражение наличия в фонде и выбытия из него отдельных документов). В некоторых изданиях используются также термины «количественный учет», «аналитический учет».

Суммарный (интегрированный) учет - учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу [54, c. 19].

Представляет количественную характеристику фонда в целом и по отдельным частям, что позволяет определить удельный вес каждой структурной части библиотечного фонда по различным признакам. Дает наиболее полную информацию об изменение в фонде, т.е. об одном из важных его свойств - движении.

Суммарный учет ведется в «Книге суммарного учета», которая состоит из трех частей (Приложение 1). Каждая партия документов, поступившая по одному сопроводительному документу, записывается в первой части «Книги суммарного учета» под очередным порядковым номером на отдельной строке. Партия изданий (документов), выбывающая из фонда, записывается во второй части «Книги суммарного учета». Итоги движения документов отражаются в третьей части. Нумерация записей о выбывших партиях документов из года в год продолжается после приема партий документов и их суммарного учета.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение одного месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного (интегрированного) учета является книга (журнал, листы) суммарного учета в традиционном или машиночитаемом видах.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движении фонда могут подводиться за квартал или за полугодие. В установленном порядке проводится сверка данных о стоимости фонда с данными бухгалтерского учета.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету без указания стоимости.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарно го учета библиотечного фонда» является Акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года (Приложение 2).

В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведения итогов движения периодических изданий может проводиться за квартал, полугодие или год на основании актов.

Индивидуальный (дифференцированный) учет - это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда.[50 с . 191]

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится:

1. с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера (инвентарный учет) - индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

2. при регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера (безинвентарный учет). Осуществляется для отдельных видов изданий, отнесенных к временному хранению по объему и по характеру информации (в соответствии с положениями ГОСТ 7.60-90).

Безынвентарный учет предполагает суммарную запись документов без названий [50]. Многоэкземплярными документами считаются документы, которые поступили одной партией в количестве более 10 экземпляров.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы:

– содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (от 1 года до 3х лет, если другие сроки не предусмотрены);

– электронные документы на дискетах;

– электронные документы на съемных носителях, если условия их при обретения предусматривают временные ограничения права использования;

– электронные документы, поступившие от неполных правообладате
лей или фрагменты баз данных.

В библиотеке существуют три формы индивидуального учета документов:

1. книжная (инвентарная книга, описи);

Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета книг, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью. Она является важнейшим документом и обязана храниться наравне с денежными документами. В библиотеке должна быть единая инвентарная книга на книжный фонд (Приложение 3).

В инвентарную книгу записываются издания, стоимость которых принимается на баланс библиотеки. Каждый экземпляр, подлежащий занесению в инвентарную книгу, получает отдельный, лишь ему присвоенный, инвентарный номер, который проставляется на лицевой стороне или обороте титульного, листа изданий и на 17-й странице подтекстом. Инвентарные номера начинаются с единицы и присваиваются документам в возрастающем порядке. При открытии следующих учетных регистров инвентарные номера продолжаются. Таким образом, инвентарный номер закрепляется за документом на весь период его пребывания в фонде библиотеки. Все документы, имеющие инвентарный номер, берутся на балансовый учет.

Индивидуальный учет изданий, неопубликованных документов, аудиовизуальных документов, микроформ, электронных документов осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.

Индивидуальный учет GD-ROM , дискет и программного обеспечения ведется в любой форме инвентарного учета. Им придается инвентарный номер, проставляемый на упаковочных материалах, в которые его помещают, или вклеиваемый на носителе.

2. карточная (учетный каталог);

Учетный каталог (УК) -- служебный каталог, который выполняет справочные и учетные функции, является карточной формой индивидуального учета документов. Учет производится изданиями, то есть всем экземплярам одного издания присваивается единый инвентарный номер, который проставляется на карточке учетного каталога. В целях сохранности карточек и контроля за правильной порядковой нумерацией ведется “Книга регистрации карточек учетного каталога” (Приложение 3).

УК -- финансовый документ, на основании которого устанавливается цена каждого экземпляра изданий и стоимость библиотечного фонда в целом.

В 20-40-е гг. известный библиотековед В. А. Невский и ряд других деятелей наряду с технологическими преимуществами отмечали недостатки этой системы, в частности, из-за ее громоздкости. Эта система подверглась критике со стороны Ю. В. Григорьева, считавшего ее ненадежной с точки зрения сохранности карточек как финансовых документов.

3. листовая (лист актового учета).

Актовая система учета -- система индивидуального учета, при которой на каждую партию изданий и других документов составляются акты списки, что позволяет инвентаризировать одновременно несколько поступающих партий (Приложение 3). Лист актового учета является финансовым документом и хранится по правилам хранения денежных документов.

Актовый учет удобен при компьютерной технологии, так как распечатанные акты могут быть использованы в различных целях, как листы инвентарной книги, при передаче документов в различные подразделения библиотеки и для информирования читателей о новых поступлениях в фонд.

Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в «Kниге суммарного учета...» и в формах индивидуального учета фонда.

Если суммарный и индивидуальный учет документов осуществляется в электронной форме, он должен быть продублирован и на бумажной копии.

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета. По формам индивидуального учета можно проследить информацию о стоимости и дате поступления каждого экземпляра библиотечного фонда.

Следует напомнить о том, что учетная информация, представленная как в традиционной, так и в электронной формах, имеет одинаковую юридическую силу. Унификация видов и способов единого учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований инструкций, других нормативных документов по библиотечному делу. Библиотека самостоятельно разрабатывает и утверждает регламентирующие документы, отражающие ее специфику и не противоречащие действующему законодательству.

Библиотечные фонды являются объектом не только библиотечного, но и бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет (стоимостный учет) -- это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением библиотечного фонда, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные)[88, c. 314].

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94.) библиотечные фонды входят в их состав [12]. В классификатор включены разные виды документов независимо от материальной основы носителя информации (от рукописей до электронных изданий). Следовательно, все они должны подлежать учету библиотечному (суммарному и индивидуальному) и бухгалтерскому (балансовой стоимости). Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки входят в состав основных непроизводственных фондов (средств), балансовая стоимость которых отражена в финансовых документах. В большей части библиотек страны в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.

Страницы: 1, 2, 3, 4