Управлінські документи

Управлінські документи

1

ПЛАН

1. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян................1

2. Документ як матеріальний об'єкт. Поняття «документ», ОРД і

«службовий документ»...............................................................................................3

3. Датування і індексування службових документів..........................................6

4. Службове листування. Техніка складання та редагування службових листів.............................................................................................................................8

5. Методика розроблення інструкцій з діловодства. Характеристика Примірної інструкції з діловодства № 1153 від 17 жовтня 1997р........................12

6. Поняття уніфікації та стандартизації управлінських документів. Значення уніфікації документів для діловодства. Державні класифікатори техніко-економічної інформації.............................................................................................16

7. Основні правила групування документів у справ........................................18

Завдання......................................................................................................................21

Список використаної літератури..............................................................................31

1. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян

Прийом, попередній розгляд і реєстрація листів громадян.

Одержані листи приймаються централізовано - в канцелярії. Діловодство за листами громадян ведеться окремо від загального діловодства. В канцелярії (спеціально призначеною особою) розкриваються конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", які передаються адресату не розкритими. Конверти зберігаються і додаються до листів. Одержані листи підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації, міськвиконкомі з, райдержадміністрацій, відповідальним працівником. При попередньому розгляді визначається кому із керівників, відповідно з розподілом обов'язків, передати звернення на розгляд. Пропозиції, заяви і скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій особисто, інші - заступникам відповідно з функціональними обов'язками. Попередній розгляд і реєстрація листів громадян повинні здійснюватися в день їх надходження.

Реєстрація листів ведеться на картках або в журналах встановленої форми. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв і скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюється шляхом введення в персональний комп'ютер.

При реєстрації на картках заповнюється: прізвище, ім'я, по батькові, повна адреса, дата надходження та реєстраційний індекс, який складається з номера міста (району) на території якого проживає автор, порядкового номера реєстрації листів, індексу звернення, звідки з якого органу надійшов лист чи безпосередньо від заявника, дата і номер супровідного листа органа звідки одержано листа.

На обліковій картці відмічається характер звернення: колективне, повторне, індекс питання з підпитанням, категорія чи соціальний стан заявника. Якщо лист взятий на контроль вищестоящим державним органом, то в обліковій картці у графі "Позначка про контроль" ставиться два "К" під назвою органу в картці ставиться строк подання інформації про наслідки вирішення. [1]

Порядок обробки листів і відправки їх для вирішення

Розглянуті керівником листи передаються відділу роботи із зверненнями громадян.

Резолюція керівника заноситься до відповідної графи реєстраційної картки. Вся вихідна документація обробляється і відправляється в день її одержання. На кожній відповіді на звернення громадянина після остаточного вирішення та його виконання має бути напис "До справи" і особистий підпис особи, яка прийняла це рішення та поточна дата. Матеріали накопичуються в справі на кожного заявника окремо і зберігаються у відповідному порядку.

Схема підготовки письмової відповіді на звернення громадян вищестоящі органи

Відповідь надсилається на бланку встановленої форми. Заголовок, який у відповідності з інструкцією по діловодству, повинен мати кожний документ. У відповіді повинно бути вказано:

- хто розглядав листа (посадові особи, комісійне, участь депутатів, представників громадськості, правоохоронних органів, заявника);

- якщо факти перевірялись безпосередньо на місці - відзначити;

- чи звертався заявник в місцеві органи раніше і що викликало повторні звернення;

- викласти суть справи;

- дати оцінку встановленим фактам;

- чи правомірні вимоги заявника з посиланням на діюче законодавство;

- яке прийнято рішення, чому саме, при необхідності вказуються конкретні строки його реалізації;

- якщо при перевірці встановлено порушення діючого законодавства, зловживання з боку посадових осіб - зазначаються вжиті заходи на їх усунення.

- в якій формі повідомлено заявниками задовольнили його прийняті рішення;

- якщо відповідь готується і в копії автору, то йому роз'яснюється порядок оскарження прийнятого рішення;

- вказується наявність додатків, кількість аркушів.

Листа підписує керівник установи чи його заступник. Якщо було персональне доручення, то відповідь підписує та посадова особа, якій доручалося розглянути листа. [2]

В кінці бланка вказується прізвище та ініціали виконавця, його телефон.

2. Документ як матеріальний об'єкт. Поняття «документ», ОРД і «службовий документ»

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом. [3]

Документи класифікуються за різними критеріями:

За способом фіксації інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото -, фоно -, кінодокументи.

письмові - всі рукописні та машинописні документи;

графічні - креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани;

фото -, кінодокументи дають можливість зберегти об'єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати іншими способами;

фонодокументи дають можливість зробити звукозапис інформації.

За змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін.

За найменуванням - положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін.

За способом виготовлення - типові, трафаретні, індивідуальні.

типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка;

у трафаретних - частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні;

індивідуальні документи створюються кожен раз заново і складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки та ін.).

За ступенем складності документи поділяються на прості і складні.

прості містять одне питання;

складні - два чи кілька.

За місцем складання - внутрішні і зовнішні.

внутрішні створюються на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують;

зовнішні - ті, що надійшли ззовні або надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам.

За терміном виконання - термінові і нетермінові.

За походженням - службові та офіційно-особисті (іменні).

службові - створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;

офіційно-особисті - стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги та ін.).

За ступенем гласності - звичайні, секретні, для службового користування.

За юридичною силою - справжні та підроблені.

справжні бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними - документи, що з якихось причин втратили юридичну силу;

підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка - коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка - складання і видача документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.

За призначенням - оригінали та копії.

оригінал - документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;

копія - це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій - відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг - копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу. [4]

3. Датування і індексування службових документів

Дата - один із реквізитів, який надає документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії - дата їх прийняття; акта, протоколу - дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції - дата затвердження.

Дата оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.

Перший спосіб передбачає проставлення трьох пар арабських цифр у такій послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99. Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.

На документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.

Дата проставляється в лівій верхній частині бланка документа у відведеному для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче від підпису зліва.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов'язані з їх проходженням, виконанням (резолюції, погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа і направлення його до справи).

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси можуть бути простими і складними. Простий індекс складається із порядкових номерів певної групи документів у межах календарного року.

Складний індекс, крім порядкового номера, включає індекс за номенклатурою справ. У системі ОДПС індекс справи за номенклатурою повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 25-231, де 25 - номер самостійного структурного підрозділу управління, 2 - номер відділу у складі управління, 31 - номер справи зазначеного відділу.

Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої особливості.

Індекс вхідного документа складається із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками груп кореспондентів, видів документа тощо.

Індекс вихідного документа складається із порядкового номера документа з початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається копія документа. Наприклад: № 139 / 2 / 05-031, де 139 - порядковий номер вихідного документа з початку року, 2 - номер реєстраційної групи кореспондентів, 05-031 - номер справи за номенклатурою.

Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається із порядкового номера певної реєстраційної групи документів з початку року та індексу справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть доповнюватися окремими буквами (накази з кадрових питань, з матеріального стимулювання тощо).

Індекс проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком. Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням. [5]

4. Службове листування. Техніка складання та редагування службових листів

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: “Шановний Іване Васильовичу!”, “Шановний пане!”, “Шановні панове!”.

Продовжують більшість листів такими словами: “У зв'язку з...”, “Відповідно до ...”, “Як відомо...”, “Прошу...”.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа: дата (проставляють у день підписання); індекс (проставляють у день підписання); посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту; позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка; підпис; гриф погодження; візи; відбиток печатки; прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа і направлення його до справи; позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа). [12]

Види службових листів

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення - це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.

Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова “підтверджувати”.

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова “нагадувати”.

Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них. [10]

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5.

Реквізити службового листа:

11 - дата (проставляють у день підписання документа);

12 - індекс (проставляють у день підписання документа);

13 - посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

15 - гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 - адресат;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виго-товленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20 -- позначка про контроль;

21 -- текст;

22 -- позначка про наявність додатка (оформляють у разі по-треби);

23 -- підпис;

24 -- гриф погодження;

25 -- візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26 -- відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 -- прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29 -- позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);

30 -- позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 -- позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант. [3, 7]

5. Методика розроблення інструкцій з діловодства. Характеристика Примірної інструкції з діловодства № 1153 від 17 жовтня 1997р.

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Примірна інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади (далі - установ) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Примірної інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства.

Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, цієї Примірної інструкції та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів (далі - канцелярія).

В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи в межах наданих йому прав зобов'язаний:

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України;

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Примірною інструкцією.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.

У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.

Документування управлінської діяльності установ

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу. [3, 15]

6. Поняття уніфікації та стандартизації управлінських документів. Значення уніфікації документів для діловодства. Державні класифікатори техніко-економічної інформації

Уніфікація та стандартизація управлінських документів

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації. [ 6,13]

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить 15 класів:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова;

3) банківська;

4) фінансова;

5) звітно-статистична;

6) планова;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

10) цінова документація і т. д.

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);

2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д. [6, 14]

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. [9]

7. Основні правила групування документів у справі

Справа - це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи - це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

- до справи включаються документи, робота над якими завершена;

- документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;

- документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

- документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;

- до справи включається один примірник документа;

- кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

- до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);

- до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;

- документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;

- документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:

- протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);

- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

У зв'язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200-250 аркушів (30-40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2-3 рази.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба. [6, 11]

Завдання 1

Назва підприємства

___________________ №__________

Формат А4 (210 х 297)

Завдання 2

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Формат А4 (297 х 210)

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних в документів

Формат А4 (297 х 210)

1. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” // Офіційний вісник України. - 1997. - №  4. - Ст. 202.

2. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст. 1764.

3. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” від 17 жовтня 1997 р. № 1153 // Офіційний вісник України. - 1997. - № 43. - Ст. 50.

4. Наказ Головархіву України “Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” від 20 липня 1998 р. № 41 // Офіційний вісник України. - 1998. - № 38. - Ст. 1414.

5. Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. - К., 1997 - 18 с.

6.  Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. - К., 1997 - 18 с.

7.  Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій / ДКАУ. - К., 2001. - 112 с.

8.  ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.

9.  ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстандарт України, 2003.

10. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”. - К.: УНДІАСД, 2004. - 62 с.

11.  Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навчальний посібник. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.

12.  Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-е вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.

13.  Козоріз В. П., Лапицька Н. І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посібник. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.

14.  Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

15.  Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - 2-е вид., доп., випр. / С. П. Бибик, І. Л. Міхно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта - К.: Довіра; УНВЦ “Рідна мова”, 1998. - 507 с.