Организация и основные направления совершенствования работы секретаря

Глава 2. Документирование деятельности организации

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации Кудряев В.А. Организация работы с документами, учебник - 2-е издание.- М.: ИНФРА-М, 2007. - 592 с..

Деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Однако основным управленческим органом является регулирующим деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» является главный врач, который издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с его компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с..

2.1 Нормативно-методические документы организации

ОГУЗ «Детский санаторий» использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству.

Устав утвержден в 1995 году и зарегистрированный в администрации г. Белгороде, Белгородской Регистрационной Палате. Согласован комитетом по управлению государственным имуществом области. Документ расположен на восьми страницах, содержит шесть разделов и каждый раздел имеет свои подразделы. Последняя редакция от 24 марта 2009 Устав областного государственного учреждения здравоохранения «Детский санаторий» (новая редакция) от 24 марта 2009 № 391. Утвержден Начальником департамента здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области ИФНС Россия ОГРН 1033107002390, ГРН 2093123078629.- Белгород, 2009.- 5с..

Первый раздел «Общее положение» включает в себя полное официальное наименование организации юридический статус права и обязанности учреждения и юридический адрес. Во втором разделе «Цели и предмет деятельности учреждения» перечисляются факторы лечения детей (массаж; аэрофитотерапия и т.д.).

Третий раздел «Имущество и финансы учреждения» содержит перечисление источников формирования имущества и финансовых ресурсов учреждения. Так же здесь указанны права использования, управления и ликвидации имуществом. В четвертом разделе «Права и обязанности учреждения» указывается, что учреждение осуществляет самостоятельную хозяйственную деятельность в пределах, установленным настоящим Уставом. Перечисляются права учреждения: привлекать для осуществления своих функций на договорных основах другие предприятия, учреждения и организации; осуществлять внешнеэкономическую и иную деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ; и т.д. В обязанности учреждения входят: рассмотрение и представление отчетов, нести ответственность установленную законодательством, возмещать ущерб, обеспечивать своих работников безопасными условиями труда учреждения, осуществлять контроль и ревизию деятельности учреждения.

Пятый раздел «Управление учреждением» определяет, что учреждение возглавляет главный врач, назначаемый и освобождаемый начальником управления здравоохранения администрации Белгородской области. Заместители руководителя назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем учреждения в соответствии с действующим. В соответствии с законодательством РФ и настоящим Уставом. В шестом разделе «Ликвидация и реорганизация» указывается, что решение о прекращении деятельности организации принимается учредителем в виде его ликвидации либо реорганизации, предусмотрено ГК РФ.

Устав заверяется оттиском печати и подписью Главного врача Устав областного государственного учреждения здравоохранения «Детский санаторий» (новая редакция) от 24 марта 2009 № 391. Утвержден Начальником департамента здравоохранения и социальной защиты населения Белгородской области ИФНС Россия ОГРН 1033107002390, ГРН 2093123078629, г. Белгород - 2009 г..

Штатное расписание включает в себя 141,5 должностей утвержденное главным врачом ОГУЗ «областной детский санаторий» Масловым Г.И. 01.06.2007 г. Оно включает в себя три колонки: № п.п., наименование должности, количество должностей. Нумерация каждого подразделения начинается заново. В конце подводится итог количества должностей всего по санаторию, в т.ч. медицинских должностей. Подписываются главным бухгалтером (Бабыниной Г.Б.), экономистом специалистом по кадрам (Матюхиной Г.А), экономистом (Звягинцевой Е.С.)

Коллективный договор на период с 2006 - 2008 годы, принят на собрании трудового коллектива ОДС, состоит из 8 глав:

1. Общие положения

2. Оплата труда

3. Рабочее время и время отдыха

4. Условия и охрана труда

5. Прием на работу. Подготовка кадров

6. обеспечение социальных гарантий работников

7. Гарантии работодателя и профсоюзной деятельности ОДС

8. Разрешение коллективных трудовых споров.

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ОДС утверждена Главным врачом Г.И. Масловым в 2006 году Приложение к коллективному договору. Правила внутреннего трудового распорядка для работников Белгородского областного детского санатория. - Белгород, 2006.- 8с.. Согласовано председателем профсоюза Белгородского ОДС Е.В. Федоренко, состоит из 7 глав:

1. Общие положения;

2. Основные права и обязанности работников;

3. Основные права и обязанности работодателя;

4.Рабочее время и время отдыха;

5. Поощрения за успехи в работе;

6. Трудовая дисциплина;

7. Техника безопасности и производственная санитария.

В общем положении указывается, что в основе правил, лежат принципы социального партнерства и равноправия субъектов трудовых отношений, а главной задачей является установление здоровых отношений.

В них перечисляются основные права и обязанности работников и в учреждении, работодателя, рабочее время и время отдыха, прилагается график работы посменно. Поощрения за успехи в работе, трудовая дисциплина, техника безопасности и производственная санитария, которые являются необходимыми пунктами в подобных документах. Инструкция по делопроизводству управления здравоохранения администрации в области, утвержденная приказом управления здравоохранения администрации области Инструкция по делопроизводству в управлении здравоохранения администрации области. Утверждена приказом управления здравоохранения администрации области от 16.08.2003 № 307. - Белгород, 2003.- 4с., включает в себя такие пункты, как:

1. Общие положения

2. Документация управления здравоохранения

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1 Документирование управленческой деятельности

3.2 Требования к оформлению реквизитов документов Собрание законодательства Российской Федерации.- 2000.- №52.- Ст. 5021.

3.3 Требования к бланкам документов

3.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.5 Подготовка и обработка документов, составленных в управлении здравоохранения

3.6 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, размножение документов

3.7 Тираж документов

3.8 Особенности оформления и передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм

4. Поисковые системы по документам

4.1 Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2 Регистрация документов

4.3 Порядок обработки входящей корреспонденции

4.4 Рассмотрение документов

5. Контроль исполнения документов

5.1 Задачи контроля исполнения

5.2 Сроки исполнения документов

5.3 Организация контроля исполнения

6. Работа исполнителей с документами

7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов Закон Белгородской области от 23.07.2003 №151 «Об обращениях граждан в органы государственной власти Белгородской области, в органы местного самоуправления в Белгородской области, к их должностным лицам».// Белгородские известия. - 2003. - 29 июля - С.2.

7.1 Прием и регистрация обращений граждан

7.2 Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов

8. Составление номенклатуры дел

9. Формирование дел.

В разделе поисковые системы по документам оговаривается: прием и первичная обработка поступающих документов, регистрация, контроль и сроки исполнения документов, порядок работы с письменными и устными обращениями граждан. Последними пунктами этого документа являются, правела составления номенклатуры дел и формирования дел.

Инструкция утверждена внутри организации главным врачом и специалистом по кадрам. Между работодателем и работником важнейшим пунктом является дисциплина труда.

При изучении особенностей оформления управленческих документов в ОГУЗ «Детский санаторий» г. Белгорода основное внимание было обращено на наличие реквизитов, необходимых при оформлении документов.

Документы изготавливает секретарь. Наиболее распространенный вариант это набор на персональном компьютере, после чего документ подается на подпись и визированию главному врачу.

Следует отметить, что документы в этой организации заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-2003. С.4..

В ходе написания дипломной работы были рассмотрены следующие организационно-распорядительные документы: устав организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция ответственного за ведение воинского учета. Так же были рассмотрены приказы, распоряжения и постановления.

2.2 Организация работы с документами

На подпись Главному врачу ОГУЗ «Детский санаторий» предоставляются только документы, завизированные исполнителем и, как правило, содержащие отметку о составителе документа.

Подписанный документ регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Секретарь, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Зарегистрированные документы, предназначенные для ответа в администрацию области, передаются до 17-00 ведущему специалисту организационно-аналитического отдела (в отсутствии его - сотрудникам канцелярии) для централизованной доставки до 10-00 следующего рабочего дня. Документы изготавливаются при помощи набора текста на компьютере с последующей распечаткой на принтере. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Проекты документов, подготовленные к набору текста на компьютере, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом не принимаются для набора текста. При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки» Елинова Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004. - 123с..

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). Поступившие в ОДС факсограммы на имя Главного врача подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются по назначению в день приема, срочные - немедленно. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Текст телефонограмм передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. - Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005.- 234с.. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству ОДС на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел. Исходящие факсограммы, телефонограммы подписываются руководством ОГУЗ «Детский санаторий». Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Елинова Г.Г. Указ.соч.- С.125.

Срочные документы, поступившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения в виде факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа. Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). В системе электронной почты (ЭП) предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию. Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны вышеперечисленным требованиям Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с..

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в управление здравоохранения и подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование органа (учреждения) здравоохранения - получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом «лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию.

Документы передаются руководству ОДС в день их поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства управления здравоохранения. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Если указанный исполнитель не является штатным сотрудником управления здравоохранения (например: исполнитель - главный врач переливания крови Липшеев В.В.) порядок рассмотрения, контроль за ходом исполнения и предоставление соответствующей информации в вышестоящие инстанции (при необходимости) осуществляют курирующие данные службы отделы управления здравоохранения администрации области. Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся в ОДС документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Не подлежат регистрации: письма, присланные в копии для сведения, сводки и информации, присланные в копии для сведения, рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п., печатные издания (книги, журналы, бюллетени), поздравительные письма и пригласительные билеты. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые) Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. пособие. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004.- С. 198..

Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации дополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер. Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа. Документы регистрируются в ОДС один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Автоматизированная регистрация документов производится секретарем ОДС, ведущего регистрацию документов. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки («твердая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 178с..

Секретарь ежедневно в первой половине дня получает почту в приемной департамента социальной политики, в почтовом отделении и в отделении «Роспечати». Вся корреспонденция, поступает непосредственно Главному врачу. Документы, адресованные подразделениям раскладываются по ячейкам.

Документы, подготовленные сотрудниками подразделений на отпуск, увольнение и т.п. в обязательном порядке визируются секретарем. Не прошедшие регистрацию в управлении здравоохранения документы из лечебно-профилактических учреждений и других подразделений не передаются для дальнейшего рассмотрения и считаются не представленными. Если документ предоставляется в день окончания срока исполнения, то в регистрационном штампе указывается время предоставления. После рассмотрения документы возвращаются в канцелярию для перенесения текста резолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок. После этого документы передаются исполнителям.

Документы, исполняемые несколькими подразделениями передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции. Исполнение документа с пометкой «Срочно» должно осуществляться в течение 3-х дней, а с пометкой «Оперативно» - в течение 10-ти дней.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее, чем за 2 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только организация - автор документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа. На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированного банка регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы управления, решения коллегии и др.). Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца - за 3 дня до истечения срока. Секретарь еженедельно готовит данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются Главному врачу. Номенклатура дел в ОГУЗ «Детский санаторий» представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).- Доступ из справ.-правовой системы «Гарант»..

Номенклатура дел составляется секретарем ОГУЗ «Детский санаторий». При составлении номенклатур дел секретарь руководствуется положениями об управлении здравоохранения, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141_98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: Постановление Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28.- Доступ из справ.-правовой системы «Гарант»..

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ОГУЗ «Детский санаторий», в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности органа управления здравоохранения (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. пособие. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004.- С. 198.. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007._. 224 с.. В ходе проведенного исследования ОГУЗ «Детский санаторий» было установлено, что в учреждении не создана экспертная комиссия, но при этом все документы, подлежащие хранению, после формирования дел хранятся в архиве. Документы складываются в папку, нумеруются, карандашом ставиться отметка о сроках хранения.

При подготовке дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). ЭЦД (экспертиза ценности документов) приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены. В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 3-е изд., перераб. и дораб.._ М.: Изд-во «Знамя» КОО, 2007. - 320 с.;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

в процессе подготовки дел к передаче из организации на хранение в государственный архив Кирсанова М.В. Указ.соч - С. 267..

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами. ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».// Российская газета. - 2004.- 29окт.- С.4. . Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

· проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

· запись ЭД на машинные носители;

· проверка качества записи;

· описание ЭД;

· проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

· подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы. Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения. Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2001. - С. 179.. Проведенное исследование документооборота на базе ОГУЗ «Детский санаторий» позволяет сделать вывод о том, что документооборот осуществляется по всем правилам и стандартам.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

3.1 Анализ деятельности секретаря

Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека Архипова Н.И., проф., Седова О.Л., доц. РГГУ. Эффективность труда и качества секретаря.-URL: http://www.seminars.ru/free/Organizatsiya_raboty_bek_ofisa/Effektivnost_truda

_i_kachestva_sekretarya.html (дата обращения 13.04.2010).. Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так Ольга Энговатова в 500 советах секретарю утверждает, что для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимо для того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь - это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, - секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности. Посетители уносят с собой то впечатление, которое произвел сам секретарь. И существует большая вероятность того, что эти посетители своими впечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и просто знакомых. И если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то негативное впечатление о вашей фирме возникнет у нескольких десятков человек.

Трудно сохранять невозмутимость, когда рабочее место секретаря в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и агрессивно настроенных, - но это необходимо. Выдержка и зрелость - необходимые качества для профессионала, тем более этой профессии.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками, артистизм и чувство юмора - качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейное благополучие, состояние здоровья, моральная устойчивость. Поскольку секретарь - правая рука шефа, он играет большую роль в организации рабочего дня руководителя. Секретарь запоминает и приносит ту информацию своему шефу, которую он сам не сможет заметить в коллективе. Он передает микроклимат, образовавшийся между сотрудниками, поэтому такие качества, как доносительство, интриганство, злословие и злопыхательство, склочничество, напрочь должны отсутствовать в нем. Никакой предвзятости, только деловые отношения, только выполнение своих должностных обязанностей. Не секрет, что положение секретаря в фирме особенное, и может возникнуть соблазн поднять свой престиж за счет обладания конфиденциальной информацией. Хороший работник, профессионал не будет самоутверждаться за счет окружающих, не будет выяснять вопросы, которые не входят в его компетенцию, и не будет превышать свои полномочия. Профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и самодисциплинированности. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Нужно всегда хорошо выглядеть, быть в хорошем настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних Энговатова О. 500 советов секретарю. URL:: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EQE (дата обращения 13.04.2010).. По мнению М. Домниковой и Е. Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность Домникова М., Привалова Е. Профессия секретарь // Служба персонала.-1997.- № 8-9-10 (21).- С. 29-30.. Дж. Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. - М.: «Экономика», 1995.- 145с.:

Страницы: 1, 2, 3