Организация и основные направления совершенствования работы секретаря

Личные качества

Для того чтобы определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной, может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.

1 этап

Описание должности (рабочего места) - всесторонняя информация о требованиях, нагрузках и содержании работы Управление персоналом: Энциклопедический словарь / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998.- 325с..

Анализ должности секретаря позволяет сформулировать требования, предъявляемые содержанием работы к следующим параметрам: знания, опыт, навыки, состояние здоровья (острота знания, слух, мышечная нагрузка и т.д.).

2 этап

Описание характера работы, т.е. фиксация данных о типе выполняемых операций, формах организации труда.

Анализ характера работы секретаря позволяет сформировать требования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: тип личности, черты характера, способности

Описание параметров, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.

3 этап

Составление профессиограммы - портрета «идеального» сотрудника на должность секретаря конкретной организации.

Профессиограмма - ранговый перечень профессионально-значимых и личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочем месте (в должности). При приеме секретаря на работу целесообразно определить степень его соответствия «эталону» секретаря организации, закрепленному в профессиограмме Архипова Н.И., проф., Седова О.Л., доц. РГГУ Эффективность труда и качества секретаря. - - URL: http://www.seminars.ru/free/Organizatsiya_raboty_bek_ofisa/Effektivnost_truda

_i_kachestva_sekretarya.html (дата обращения 15.04.2010). Профессиограмма секретаря-референта - URL: http://iikt.sch1527.edusite.ru/DswMedia/sekretar--referent.pdf (дата обращения 16.04.2010). (табл.).

Таблица. Профессиограмма секретаря-референта

Подведем итоги вышесказанного: существует множество точек зрения о том, какие требования необходимо предъявлять к секретарю, однако на наш взгляд все эти рекомендации носят или общий характер, или же относятся к деятельности секретаря, отдельно взятой конкретной фирмы и, следовательно, не применимы в другой фирме. Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде, нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе на этой должности.

Исходя из ряда возможных предъявляемых к секретарю требований (см. выше), а также специфики места работы (1.2. ст. 23), нами был проведен комплексный анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» при помощи наблюдений, личных бесед, опросов, а также изучения нормативных документов.

Основные функции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» зафиксированы в должностной инструкции.

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство - составление номенклатуры дел Андреева В.И Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие.-2-е изд., перераб и доп.-М.: КНОРУС, 2007. _248 с..

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на ОГУЗ «Областной детский санаторий» с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документа (приказ);

- краткое содержание;

- дата (период), к которому относятся документы дела;

- слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.

По окончании календарного года секретарь в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат Коршунова Л.Н., Проданова Н.А. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций: - М.: изд-во «Феникс», 2007. - 192с.. Секретарь максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда. Следует отметить, что секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники. Поэтому они размещаются таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря, так как секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете.

Рабочее место секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» организовано с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению, что является нужным условием высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня Энговатова Ольга 500 советов секретарю - URL: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EQE (дата обращения 13.04.2010)..

Рабочее место секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место является показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» обеспечивает наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечает требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной размещается рядом с кабинетом главного врача, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы можно было видеть всех входящих. В помещении находятся лишь те предметы, которые требуются секретарю и иным сотрудникам в процессе работы. Мебель для гостей находится в зале, отлично просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы за компьютером, чтения. Принципиальной является внутренняя организация отделений стола секретаря. Ящики просто, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик приспособлен для вертикального хранения материалов, в других ящиках имеются особые приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. На рабочем и в ящиках стола секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» царит всегда полный порядок. Секретарь ОГУЗ «Областной детский санаторий» имеет возможность при необходимости говорить со своим управляющим по неотложным делам. Работа главного врача отлично согласована с работой его секретаря, оба они имеют один план, из которого видно, в какое время главврач будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону, если это нужно. Длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, очень различны у главврача ОГУЗ «Областной детский санаторий». Именно поэтому между секретарем и начальником существует договоренность о времени звонков. Условно обязанности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на документов компьютере. Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:

Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств - бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей. Еще одно неудобство в работе с документами - отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ОГУЗ «Областной детский санаторий». Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях - когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.

3.2 Разработка должностной инструкции

Должностная инструкция - один из самых загадочных документов в российских компаниях. С одной стороны, ни одна формальная бумага не в состоянии описать все нюансы работы сотрудника. С другой - в отсутствие зафиксированных договоренностей предприятие рискует превратиться в аморфное образование, где никто никому ничего не должен. Истина, как всегда, где-то посередине Кузнецов А. // «Бизнес-журнал». - 2007.- №6. - С.25..

Должностная инструкция - документ, разъясняющий порядок взаимоотношений работника и работодателя. Она позволяют более точно прояснить взаимоотношения между работодателем и наемным работником. Как ни странно, в Трудовом кодексе не содержится каких-либо упоминаний об этом документе, что, тем не менее, не умаляет его важности. Основная функция должностных инструкций - упорядочение работы кадрового отдела в частности и всего предприятия в целом. Описывая права и обязанности сотрудников, инструкции способствуют организации и структурированию работы персонала, а также помогают каждому сотруднику предприятия четко представлять себе предписанные им полномочия, возможности и степень ответственности перед предприятием. Без должностной инструкции не обойтись и в случае найма новых работников. Отсутствие должностной инструкции в первую очередь не выгодно работодателю. Невооруженный документом, регламентирующим отношения с работниками, работодатель не сможет:

· давать обоснованный по закону отказ в приеме на работу;

· объективно оценивать трудовые усилия нового работника, принятого на испытательный срок;

· грамотно распределять трудовые обязанности между сотрудниками;

· осуществлять перевод работников на другие должности, в том числе временно;

· оценивать эффективность исполнения сотрудниками своих трудовых обязанностей и мн. др.

Иными словами, должностная инструкция - это своеобразный гарант для работодателя в случае каких-то споров с работниками. Отсутствие этого гаранта не является нарушением трудового законодательства, но может привести к тому, что любое действие или решение работодателя, вызвавшее недовольство того или иного сотрудника, может быть успешно - не в пользу работодателя - оспорено в суде. К тому же, не подкрепляя свои действия соответствующим документом - должностной инструкцией - работодатель, порою сам того не зная, рискует принять незаконные решения по тем или иным вопросам Должностные инструкции.- URL: http://www.tuk.ru/wiki/index.php (дата обращения 17.04.2010)..

Процесс написания должностных инструкций, на самом деле, не слишком сложный. Как правило, начинают с составления перечня задач, которые нужно выполнять сотруднику. Обычно такой список содержит 20-30 должностных обязанностей, которые пересматриваются и сокращаются. В конечном итоге в должностную инструкцию записывается 10-12 обязанностей. В небольших организациях круг обязанностей одного сотрудника может быть более широким, чем в крупных компаниях. Но не стоит составлять должностную инструкцию с очень широким списком обязанностей, так как такая инструкция может стать громоздкой и неэффективной.

Порядок составления должностной инструкции в нашей стране не урегулирован на законодательном уровне. Это дает возможность работодателю самостоятельно решать вопросы её содержания, оформления и дальнейшей корректировки Письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.07 г. http://www.glavbukh.ru/doc/1865 (дата обращения 13.07.2010).. Таким образом, по желанию работодателя, должностная инструкция может утверждаться и как самостоятельный документ, и как приложение к трудовому договору.

Согласно рекомендациям Роструда Там же., за основу для разработки должностных инструкций следует принимать квалификационные характеристики, прописанные в Едином квалификационном справочнике должностей. В результате в инструкции должны быть отражены следующие данные: квалификационные требования, функции, обязанности, права и ответственность сотрудника.

Структуру должностной инструкции составляют разделы:

Общие положения

Обязанности (функции)

Права

Поощрения

Ответственность

Взаимоотношения и связи по должности.

Раздел «Общие положения»

Содержит указание занимаемой специалистом должности и должности того, кому он подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, а также квалификационные требования (необязательно).

Раздел «Обязанности»

Содержит обязанности работника, установленные его непосредственным руководителем, и которые он должен неукоснительно исполнять.

Раздел «Права»

Права в должностной инструкции рассматриваются как инструмент, способствующий выполнению прямых обязанностей работника. Иными словами, если для надлежащего выполнения тех или иных обязанностей работнику требуется доступ к определенной информации, то он имеет право требовать предоставление этой информации и т.д.

Раздел «Поощрения»

Содержит данные об окладе и различных выплатах.

Раздел «Ответственность»

Содержит информацию о дисциплинарной (редко) и материальной ответственности, возлагаемой на работника при совершении тех или иных действий.

Раздел «Взаимоотношения и связи по должности»

Этот раздел добавляют в инструкцию только в том случае, если должностные инструкции разработаны для каждого сотрудника. Указывается взаимосвязь должностей: кто, кому, какие функции и обязанности передает в том или ином случае. Грамотно и досконально прописанные в разделе связи по должности помогут в дальнейшем предотвратить не один рабочий конфликт.

Внесение изменений в должностную инструкцию

Внесения изменений в должностную инструкцию возможно при изменении обязательных условий трудового договора. Причем только после того, как сотрудник выразит свое согласие с новыми условиями труда.

В том случае, если должностная инструкция - не самостоятельный документ, а приложение к трудовому договору, то для внесения исправлений в неё готовят специальное дополнительное соглашение. В противном случае составляют новую должностную инструкцию.

Рассмотрим типовую должностную инструкцию секретаря.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется руководителю предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется: нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя); настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь руководителя должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:

2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Организация приема посетителей.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь руководителя предприятия обязан:

3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.

4.ПРАВА

Секретарь имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись Должностные инструкции секретаря.- URL:

http://www.job-instructions.ru/receptionist-1.html(дата обращения 17.04.2010)..

Должностная инструкция секретаря, предложенная нами, разработана с учетом квалификационных характеристик «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: «Экономические новости», 1998.- 358с., который четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря Приложение 3.

В отличие от типовой инструкции секретаря, представленной выше, в разработанной нами должностной инструкции более жесткими являются общие положения, связанные с требованиями, предъявляемыми к секретарю, что диктуется развитием использования компьютерных программ в делопроизводстве. Так в предлагаемой нами инструкции высшее образование является обязательным условием приема на работу, а также знание работы в среде операционной системы Windows и таких программных приложения Office, как Microsoft office Word и Microsoft office Excel 2003 и 2007 года.

Функции, предложенные типовой должностной инструкцией и нашей полностью совпадают.

В должностных обязанностях в предложенной нами должностной инструкции добавлен пункт 3.18. о проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение. Введение этого пункта связано с отсутствием архива и архивного отдела в ОГУЗ «Областной детский санаторий». Добавление пунктов: 3.20. Осуществляет организационно-техническое обеспечение командировок главного врача (участвует в подготовке программы командировки, оформляет командировочное удостоверение, заказывает авиа- железнодорожные билеты, бронирует места в гостинице); 3.21. Следит за приближением юбилейных и праздничных дат, составляет поздравление от имени учреждения; 3.23. Выполняет отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения - связаны со спецификой работы как главного врача, как руководителя, так и с особенностями самого учреждения ОГУЗ «Областной детский санаторий».

В правах, которые имеет секретарь нами были добавлены пункты, расширяющие возможности секретаря связанные с приемом документов от сотрудников и отделов (4.1. Запрашивать от других работников необходимые материалы и информацию, а так же объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства; 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO)), а также связанные с особенностями организации ОГУЗ «Областной детский санаторий» (Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»). Предложенные нами пункты увеличивают и самостоятельность работы секретаря, что накладывает и определенную ответственность (4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности учреждения, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники; 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции).

В пункте ответственность в связи со спецификой работы ОГУЗ «Областной детский санаторий» добавлен пункт 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования». Полностью разработан параграф о взаимоотношениях между секретарем и сотрудниками ОГУЗ «Областной детский санаторий». Таких как:

6.1. С главным врачом учреждения: по всем вопросам документационного и информационно-технического обеспечения деятельности и организации труда.

6.2. С работниками учреждения: по вопросам предоставления информации, организации исполнения документов, организации и проведения коллегиальных мероприятий руководства.

6.3. С организациями и должностными лицами по всем вопросам, входящим в его компетенцию.

Вхождение в новые экономические условия требует новых знаний от специалистов самого разного уровня, в том числе и от секретаря. Сегодня уже никого не удивишь наличием дипломов о двух и более образованиях, а также свидетельств и сертификатов о повышении квалификации. Происходит пересмотр профессиональной самооценки работниками разных уровней, а в частности и секретарям. Наиболее востребованными на рынке труда становятся те из них, кто владеет иностранными языками, а также специальными знаниями в экономике, менеджменте, маркетинге, психологии, имеет отличные навыки работы на ПК. Именно такие специалисты утверждают свои позиции в организации как компетентные помощники руководителя. Именно с учетом этих требований мы и разработали должностную инструкцию секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий», которая содержит полный перечень квалификационных требований, права, обязанности секретаря, а также определяет меру его ответственности за те или иные действия (совершенные или несовершенные).

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж организации. Для того чтобы соответствовать предъявляемым требованиям, секретарь должен обладать соответствующими деловыми и личностными качествами и постоянно развивать их в себе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Белгородский областной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородской области, осуществляющее санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 10 лет с различной патологией: с заболеваниями органов дыхания, сердечно-сосудистой, пищеварительной, опорно-двигательной и эндокринной систем, с вторичными имуннодефицитными нарушениями.

Управление ОГУЗ «Детский санаторий» осуществляется единоличным способом управления в соответствии с Законодательством РФ и уставом. Высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрации области по согласованию с администрацией Белгородской области. Главный врач самостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатный составы, назначает и освобождает от должности работников, заключает с ними контракты или трудовые договоры. Функцией организации является сохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области. Учреждение не имеет своей целью получение прибыли.

Основными задачами деятельности учреждения являются: проведение лечебно оздоровительных и реабилитационных мероприятий, способствующих восстановлению нарушений функций организма и закреплению достигнутых результатов в лечении. Освоение и внедрение в практику новых эффективных методов лечения и организационных форм работ.

Деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Однако основным управленческим органом является регулирующим деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» является главный врач, который издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с его компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

ОГУЗ «Детский санаторий» использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству. Документы в ОГУЗ «Детский санаторий» заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Проведенное исследование документооборота на базе ОГУЗ «Детский санаторий» позволяет сделать вывод о том, что документооборот осуществляется по всем правилам и стандартам.

Обязанности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению управляющего, подготовка заседаний и совещаний, организация приема гостей, подготовка командировок, планирование собственной работы. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль выполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление документов на компьютере.

Несмотря на достаточно высокий уровень профессиональной подготовки секретаря и отработанную систему документационного обеспечения управления, в его деятельности есть что улучшать. Анализ деятельности секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий» показал, что в работе службы документационного обеспечения, в которой работает секретарь, есть следующие недостатки:

Существующая на сегодняшний день информационная сеть несколько лет назад могла бы считаться одной из самых передовых, но сегодня её возможностей не достаточно и она требует расширения. Локальная сеть связывает не все структуры управления, что требует дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов, что значительно увеличивает время подготовки документа, кроме того, увеличивает расходование материальных средств - бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей.

Еще одно неудобство в работе с документами - отсутствие базы документов. В процессе деятельности организации накоплено множество документов. Законы переписываются очень часто, регулярно в действующие законы вносятся изменения и дополнения, а это в свою очередь требует внесения изменений и дополнений в документы ОГУЗ «Областной детский санаторий». Отсутствие общей базы документов крайне не удобно и в других случаях - когда идет работа над новыми документами, часто требуются ссылки на ранее принятые документы, а не всегда один отдел знает, какой документ выпущен другим отделом.

Вхождение в новые экономические условия требует новых знаний от специалистов самого разного уровня, в том числе и от секретаря. Сегодня уже никого не удивишь наличием дипломов о двух и более образованиях, а также свидетельств и сертификатов о повышении квалификации. Происходит пересмотр профессиональной самооценки работниками разных уровней, а в частности и секретарям. Наиболее востребованными на рынке труда становятся те из них, кто владеет иностранными языками, а также специальными знаниями в экономике, менеджменте, маркетинге, психологии, имеет отличные навыки работы на ПК. Именно такие специалисты утверждают свои позиции в организации как компетентные помощники руководителя. Именно с учетом этих требований мы и разработали должностную инструкцию секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий», которая содержит полный перечень квалификационных требований, права, обязанности секретаря, а также определяет меру его ответственности за те или иные действия (совершенные или несовершенные).

В ходе написания дипломной работы нами была достигнута поставленная цель: изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Областной детский санаторий». Достижение этой цели стало возможным благодаря решению следующих задач: изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Областной детский санаторий»; изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами; проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя; разработать должностную инструкцию для секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».

12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования Государственная система документационного обеспечения управления. - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

13. Критерии оценки соответствия санаторно-курортной организации установленным требованиям для определения категории. Утверждены Росздравнадзором 30.05.2006 г. № 01И-444/06 - М.: Росздравнадзор, АНОО «Институт социального страхования», 2006. - 16 с.

14. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).- Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

15. Письмо ФСС РФ от 30.04.1998 г. № 02-10/08-2019 «О рекомендуемых штатных нормативах санаторно-курортных учреждений, подведомственных фонду социального страхования Российской Федерации» // Доступ из справ.- правовой системы «Гарант».

16. Письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.07 г. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М.,2007]. - URL: http://www.glavbukh.ru/doc/1865

17. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 1.04.2008 г. № 23 «Об обеспечении отдыха, оздоровления и занятости детей в 2008-2010 годах» // Российская газета. - 2008. - 7 мая. - № 96.- С.3.

18. Стратегия развития туризма в Российской Федерации на период до 2015 года. - М.: Федеральное агентство по туризму, 2008. - 95 с.

19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) - Доступ из справ. - правовой системы «Гарант».

20. Закон Белгородской области от 23.07.2003 №151 «Об обращениях граждан в органы государственной власти Белгородской области, в органы местного самоуправления в Белгородской области, к их должностным лицам».// Белгородские известия. - 2003. - 29 июля - С.2.

21. Постановление Правительства Белгородской области от 28 янв. 2008 г. № 16-пп «О признании территорий области курортами регионального значения» // Белгородские известия. - 2008. - 29 фев. - № 29-30. - С.2.

22. Стандарт модельного учреждения культуры клубного типа. Утвержден постановлением губернатора Белгородской области от 29.12.2006 г. № 178 // Сборник нормативных правовых актов Белгородской области. - 2007. - № 99.

23. Должностные инструкции секретаря. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М.,2007]. - URL: http://www.job-instructions.ru/receptionist-1.html

24. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.- М., 2002. - 321с.

25. Лебедева, И.В. Методические рекомендации «Комплексная оценка эффективности деятельности санаторно-курортного учреждения как самостоятельного хозяйствующего субъекта: методические подходы и организационные технологии». Рекомендовано для издания и внедрения на федеральном уровне. УМО-29 16.06.2000 г./ И.В. Лебедева, В.С. Кудрин, В.Г. Лейзерман // Здравоохранение. - 2001. - № 7.

26. Общие рекомендации по разработке должностных инструкций [Электронный ресурс]. - Электрон. дан - [ М.,2006]. - URL: http://www.audit-it.ru.

27. Андреева, В.И Делопроизводство: актуальные задачи // Справочник секретаря и офис-менеджера / В.И. Андреева. - 2002. - № 10. - С. 24-28.

28. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. -2-е изд., перераб и доп.-М.: КНОРУС, 2007. _248 с.

29. Архипова, Н.И. РГГУ Эффективность труда и качества секретаря / Н.И. Архипова, О.Л. Седова. [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [ М.,2005]. - URL: http://www.seminars.ru/free/Organizatsiya_raboty_bek_ofisa

30. Богатая, И.Н., Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова. - М.: Дело, 2001. - 379с.

31. Бондырева, Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондырева. - М. ИНФРА-М, 2002. - 326 с.

32. Гергенов, А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие / А.С. Гергенов. - Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005. .- 234с.

33. Германович, С. Принимаем посетителей / С. Германович // Секретарское дело. - 2007. № 6. - С. 22.

34. Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991.- 199с.

35. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001. - 323с.

36. Домникова, М. Профессия секретарь / М. Домникова, Е. Привалова // Служба персонала. - 1997. - № 8-9-10 (21).- С. 29-30.

37. Елинова, Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций / Г.Г. Елинова. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004. - 123с.

38. Журавлева, И.В. Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации / И.В. Журавлева // Секретарь-референт. - 2004. - № 9. - С. 19-22.

39. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.

40. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие / М.В. Кирсанова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 267с.

41. Коршунова, Л.Н. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций: / Л.Н. Коршунова, Н.А. Проданова - М.: изд-во «Феникс», 2007. - 192 с.

42. Краснокутская, Г. Ceкретарь готовит совещание... / Г. Краснокутская // Секретарское дело. - 2007. - № 5. - С. 10.

43. Краснокутская, Г. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? / Г. Краснокутская // Секретарское дело. - 2007. - № 3. - С. 5.

44. Кудряев, В.А. Организация работы с документами, учебник / В.А. Кудряев. - 2-е издание, М.: ИНФРА-М, 2007г. - 592 с.

45. Кузнецов А. // «Бизнес-журнал». - 2007.- №6. - С.25.

46. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 19.

47. Кузнецова, Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей / Т.В. Кузнецова // Управление персоналом. - 2000. - № 2. - С. 28.

48. Кузнецова, Т.В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2005. - № 4. - С. 6-8.

49. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова - М., 2006. - 354с.

50. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. - 3-е изд., перераб. и дораб./ Н.Н. Кушнаренко. _ М.: изд-во «Знамя» КОО, 2007. - 320 с.

51. О состоянии и перспективе развития санаторно-курортного обеспечения в Российской Федерации. Аналитический доклад // Бюллетень Счетной палаты Российской Федерации. - 2003. - № 4 (64).

52. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002. - 405с.

53. Пешкова, Г.А. Документальное оформление процесса приема посетителей / Г.А. Пешкова // Секретарское дело. - 2007. - № 6. - С. 7.

54. Пример должностной инструкции секретаря-референта // Управление персоналом. - 1998. - № 7. - С. 18.

55. Профессиограмма секретаря-референта. - [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М.,2006]. - URL: ttp://iikt.sch1527.edusite.ru/DswMedia/sekretar--referent.pdf

56. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007. - 224 с.

57. Рогожин, М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие/ М.Ю. Рогожин. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. - 296с.

58. Санкина, Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации / Л.В. Санкина // Секретарь референт. - 2008. - №8. - С. 32.

59. Санкина, Л.В. Приказы по личному составу / Л.В. Санкина // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2002.-№10.-С. 33.

60. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ / Л.А. Стрельцова // Секретарь-референт. - 2008. - № 6. - С. 24-26.

61. Управление персоналом: Энциклопедический словарь / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998. .- 325с.

62. Фионова, Л.Р. Опыт работы секретаря ООО «Нефтяник» / Л.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина // Секретарское дело. - 2007. - № 2. - С. 9.

63. Харрисон, Дж. Организация работы секретаря учреждения / Дж. Харрисон - М.: «Экономика», 1995. .- 145с.

64. Храмцовская, Н.А Когда целесообразно создавать службу ДОУ? / Н.А. Храмцовская // Юридический справочник руководителя. - 2004. - №7. С. 12;

65. Храмцовская, Н.А. Ваш вопрос: контроль исполнения документов / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. - 2008. - № 2 - С. 32.

66. Щур, Д.Л. Кадры предприятия (образцы должностных инструкций) / Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. - М., 2000. - 341с.

67. Энговатова, О. 500 советов секретарю / О. Энговатова. [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М.,2007]. - URL: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EQE

68. Янковая, В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2007. - № 9. - С. 15-20.

69. Янковая, В.Ф. Контроль исполнения документов / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2007. - № 11. - С. 27.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Должностная инструкция секретаря главного врача ОГУЗ «Детский санаторий»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь главного врача относиться к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется главным врачом.

1.2. Секретарь главного врача подчиняется главному врачу, и главному бухгалтеру.

1.3. Секретарь главного врача назначается на должность и освобождается от должности приказом главного врача.

1.4. В своей деятельности секретарь главного врача руководствуется:

• законодательными актами РФ в сфере информации и документации;

• государственными стандартами на документы;

• Уставом учреждения;

• Инструкцией по документационному обеспечению деятельности;

• приказами и распоряжениями главного врача;

• настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря главного врача назначаются лица с высшим образованием без предъявления требований к стажу работы.

1.6. Секретарь главного врача должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности учреждения и ведения делопроизводства;

• структуру и руководящий состав учреждения, основные функции учреждения и порядок их выполнения;

• организацию делопроизводства, порядок прохождения служебных документов, порядок оформления обработки документов, основы эксплуатации компьютерной техники, правила работы в среде Windows, в том числе использование программ Word, Excel;

• архивное дело;

• машинопись;

• правила пользования приемно-переговорными устройствами;

• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

• основы этики и эстетики;

• правила делового общения;

• основы организации труда и управления;

• правила эксплуатации вычислительной техники;

• основы административного права и законодательства о труде;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• правила и нормы охраны труда.

2. ФУНКЦИИ

Организационное и документационное обеспечение деятельности главного врача.

На секретаря главного врача возлагаются следующие функции:

2.1. информационно-справочное обслуживание по документам учреждения;

2.2. оперативно-организационное обслуживание руководства;

2.3. документирование деятельности руководства;

2.4. ведение и оформление кадровой документации.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь главного врача:

3.1. Осуществляет планирование рабочего дня главного врача, его информационное и документационное обслуживание.

3.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, предоставляемых на подпись руководству учреждения.

3.4. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5. Обеспечивает главного врача необходимыми для работы информационными и справочными материалами и документами; готовит для главного врача информационные и аналитические документы (обзоры, рефераты, справки, аннотации).

3.6. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

3.7. По поручению главного врача готовит проекты приказов, писем и других документов, готовит ответы на поступившую корреспонденцию.

3.8. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как государственными, так и коммерческими) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности учреждения (телефон, факс и т.п.).

3.9. Организовывает телефонные переговоры главного врача, записывает в его отсутствие телефонограммы и доводит информацию до главного врача.

3.10. Принимает и передает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и др.)

3.11. Выполняет работы по подготовке совещаний и заседаний, проводимых главным врачом: участвует совместно с главным врачом в соответствии повестки дня, обеспечивает рассылку повестки дня и приглашения участникам, обеспечивает ведение и оформление протоколов заседаний.

3.12. Ведет прием посетителей.

3.13. Вызывает на прием к главному врачу заместителей главного врача и других работников учреждения.

3.14. Выполняет работу по документационному обеспечению кадровой деятельности учреждения:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных удостоверений;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.15. Обеспечивает выполнение машинописных и копировальных работ.

3.16. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения.

3.17. Систематизирует и хранит документы учреждения.

3.18. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.19. Организует оперативное копирование и тиражирование документов.

3.20. Осуществляет организационно-техническое обеспечение командировок главного врача (участвует в подготовке программы командировки, оформляет командировочное удостоверение, заказывает авиа- железнодорожные билеты, бронирует места в гостинице).

3.21. Следит за приближением юбилейных и праздничных дат, составляет поздравление от имени учреждения.

3.22. Обеспечивает рабочее место главного врача необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, необходимые для его эффективной работы.

3.23. Выполняет отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.

4. ПРАВА

Секретарь главного врача имеет право:

4.1. Запрашивать от других работников необходимые материалы и информацию, а так же объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO).

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности учреждения, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности учреждения.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми сотрудниками учреждения по вопросам исполнения своих должностных обязанностей, проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

4.10. Использовать компьютерную и офисную технику учреждения для обеспечения выполнения своих должностных обязанностей.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь главного врача несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству учреждения.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.5. Нарушение правил с документами, утрату или порчу документов учреждения.

5.6. Нарушение трудовой и производственной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Секретарь главного врача осуществляет взаимоотношения:

6.1. С главным врачом учреждения: по всем вопросам документационного и информационно-технического обеспечения деятельности и организации труда.

6.2. С работниками учреждения: по вопросам предоставления информации, организации исполнения документов, организации и проведения коллегиальных мероприятий руководства.

6.3. С организациями и должностными лицами по всем вопросам, входящим в его компетенцию.

С должностной инструкцией ознакомлен ______________ _______________

(подпись работника) (И.О.Фамилия)

_____._____._____________

Страницы: 1, 2, 3